GLI ERRORI E I RISCHI NEGLI ACQUISTI, FACILE EVITARLI. (I)

Nel Settore Acquisti si concentrano spesso errori nella gestione delle transazioni, e il flusso di entrata delle merci si presta a rischi rilevanti per l'azienda.

Vediamo questi rischi, e proviamo ad indicare le possibilità offerte per minimizzarli con una corretta indicazione dei passi e degli strumenti interni da approntare. Non è necessario burocratizzare l'organizzazione, aumentare le risorse dedicate oppure far lievitare i costi generali per fare questo,non è neanche necessario avere un software ERP complicato e costoso, in genere i programmi gestionali di media portata anche per le piccole e medie imprese sono sufficienti ed adattabili. In teoria non sarebbe neanche necessario agire attraverso un ERP, anche se vivamente sconsigliato per una questione di organizzazione generale dei dati e per la loro recuperabilità per l'analisi gestionale.

Il primo rischio che incontriamo è quello relativo agli 

  ACQUISTI NON AUTORIZZATI 

cioé quegli ordini a fornitori per servizi e materiali che sono ordinati ed acquistati da parte di chi non è responsabile della trattazione dell'item specifico.

Per tenere sotto controllo la conformità della responsabilità degli acquisti si consiglia di:

1) emettere procedure scritte per le autorizzazioni e i limiti dei poteri di acquisto;

2) tenere un elenco dei fornitori abituali, sulla base delle esigenze di qualità e dell'accordo sui prezzi;

3) emettere gli ordini in forma scritta con firma del responsabile emittente;

4) numerare in ordine progressivo gli ordini su prestampato e dare data certa, in modo de questa sia la chiave univoca di riconoscimento del documento sia per l'azienda che per il fornitore;

5) firmare il documento di ricezione della merce con timbro a datario intestato all'azienda e all'ente ricevente;

6) abbinare il documento di ricezione alla relativa fattura inviata dal fornitore.

 

 Invece per gli

ACQUISTI DIVERSI NON NECESSARI E NON INERENTI, 

oppure IN MISURA ECCEDENTE I BISOGNI AZIENDALI

è meglio procedere a:

1) far controfirmare l'autorizzazione alla spesa da parte della funzione aziendale utilizzatrice;

2) far originare l'ordine dall'ente aziendale che ne fa richiesta e che è responsabile dell'utilità economica nel processo adell'impresa.

Le aziende hanno bisogno anche di verifica sulla qualità del prodotto acquistato, pertanto esiste un rischio di

PRODOTTI NON RISPONDENTI ALLE ESIGENZE PRODUTTIVE

In questo caso è consigliato:

1) verificare l'affidabilità dei fornitori interpellati attraverso una analisi dell'incidenza e sequenza temporale delle non conformità nelel consegne;

2) specificare nell'ordine le caratteristiche di qualità, in modo che il responsabile della ricezione possa effettuale un controllo ed un confronto

Questi facili passaggi riguardano la gestione dell'ordine di acquisto, la prossima volta tratteremo l'obiettivo della corretta contabilizzazione degli acquisti, perchè anche nella funzione contabile si annidano possibilità di errori e rischi di irregolarità.