SEMPRE SULLA CORRETTEZZA DEGLI AQUISTI, LA CORRETTA CONTABILIZZAZIONE.

Continuiamo il nostro discorso sui rischi inerenti gli acquisti, uno dei settori aziendali dove è piú facile che si verifichino rischi ed errori. Nel post del 04/04/2017 abbiamo preso in considerazione il rischio nella procedura di acquisto, oggi parliamo di rischio nella contabilizzazione degli acquisti. Perché gli errori si possono annidare anche nella rappresentazione contabile dell'approvvigionamento, anzi tali errori sono quelli che traggono maggiormente in errore in quanto noi riteniamo solitamente che il valore contabile ci dica tutto di un determinato acquisto.

Innanzitutto ci scontriamo spesso con

SPESE REGISTRATE PER UN IMPORTO ERRATO

E' un rischio che, appunto, si può verificare spesso quando si omettono, per prassi o per mancanza di tempo, normali controlli di verifica al momento della registrazione stessa:

1) controllo delle fatture sui termini di pagamento, calcoli, sconti, prezzi, quantitá; chi fruisce di un sistema di Fatturazione Passiva sa quanto sia importante, ai fini della correttezza della gestione fisica e contabile della merce, che il procedimento sia scomposto nelle fasi di Ordine-Ricezione-Magazzino-Contabilizzazione utilizzando sempre la stessa informazione opportunamente aggiornata;

2) riconciliare degli estratti conto dei fornitori con i saldi contabili;

3) ne caso non si utilizzi un sistema di Fatturazione Passiva e le fatture di acquisto siano registrate indipendentemente dall'informazione di ricezione effettiva della merce, è sempre buona norma spuntare i valori di prima nota delle fatture registrate, stampatae su supporto cartaceo, con in mano le fatture vere e proprieda verficare.

In quest'ultimo caso, cioé dove gli uffici contabili registrano i documenti indipendentemente dalla ricezione della merce, puó verificarsi il caso in cui vi siano

ACQUISTI CONTABILIZZATI PER MERCE O SERVIZIO NON RICEVUTI

In questo caso puó essere utile che:

1) i documenti di trasporto vengano consegnati con regolarità all'ufficio contabile, in modo che siano a disposizione prima della registrazione della fattura e possano essere consultati in fase di regstrazione stessa per verificare la concordanza dei dati di fatturazione; meglio ancora se si procede all'allegazione del documento di trasporto alla fattura, in assenza di un formale ordine di acquisto emesso in forma scritta.

2) la funzione di ricezione merci sia separata da quella di contabilità fornitori, magazzino e acquisti, e sui documenti di tasporto venga apposto chiaramente un timbro con la data di ricezione.

GLI ERRORI E I RISCHI NEGLI ACQUISTI, FACILE EVITARLI. (I)

Nel Settore Acquisti si concentrano spesso errori nella gestione delle transazioni, e il flusso di entrata delle merci si presta a rischi rilevanti per l'azienda.

Vediamo questi rischi, e proviamo ad indicare le possibilità offerte per minimizzarli con una corretta indicazione dei passi e degli strumenti interni da approntare. Non è necessario burocratizzare l'organizzazione, aumentare le risorse dedicate oppure far lievitare i costi generali per fare questo,non è neanche necessario avere un software ERP complicato e costoso, in genere i programmi gestionali di media portata anche per le piccole e medie imprese sono sufficienti ed adattabili. In teoria non sarebbe neanche necessario agire attraverso un ERP, anche se vivamente sconsigliato per una questione di organizzazione generale dei dati e per la loro recuperabilità per l'analisi gestionale.

Il primo rischio che incontriamo è quello relativo agli 

  ACQUISTI NON AUTORIZZATI 

cioé quegli ordini a fornitori per servizi e materiali che sono ordinati ed acquistati da parte di chi non è responsabile della trattazione dell'item specifico.

Per tenere sotto controllo la conformità della responsabilità degli acquisti si consiglia di:

1) emettere procedure scritte per le autorizzazioni e i limiti dei poteri di acquisto;

2) tenere un elenco dei fornitori abituali, sulla base delle esigenze di qualità e dell'accordo sui prezzi;

3) emettere gli ordini in forma scritta con firma del responsabile emittente;

4) numerare in ordine progressivo gli ordini su prestampato e dare data certa, in modo de questa sia la chiave univoca di riconoscimento del documento sia per l'azienda che per il fornitore;

5) firmare il documento di ricezione della merce con timbro a datario intestato all'azienda e all'ente ricevente;

6) abbinare il documento di ricezione alla relativa fattura inviata dal fornitore.

 

 Invece per gli

ACQUISTI DIVERSI NON NECESSARI E NON INERENTI, 

oppure IN MISURA ECCEDENTE I BISOGNI AZIENDALI

è meglio procedere a:

1) far controfirmare l'autorizzazione alla spesa da parte della funzione aziendale utilizzatrice;

2) far originare l'ordine dall'ente aziendale che ne fa richiesta e che è responsabile dell'utilità economica nel processo adell'impresa.

Le aziende hanno bisogno anche di verifica sulla qualità del prodotto acquistato, pertanto esiste un rischio di

PRODOTTI NON RISPONDENTI ALLE ESIGENZE PRODUTTIVE

In questo caso è consigliato:

1) verificare l'affidabilità dei fornitori interpellati attraverso una analisi dell'incidenza e sequenza temporale delle non conformità nelel consegne;

2) specificare nell'ordine le caratteristiche di qualità, in modo che il responsabile della ricezione possa effettuale un controllo ed un confronto

Questi facili passaggi riguardano la gestione dell'ordine di acquisto, la prossima volta tratteremo l'obiettivo della corretta contabilizzazione degli acquisti, perchè anche nella funzione contabile si annidano possibilità di errori e rischi di irregolarità.