SEMPRE SULLA CORRETTEZZA DEGLI AQUISTI, LA CORRETTA CONTABILIZZAZIONE.

Continuiamo il nostro discorso sui rischi inerenti gli acquisti, uno dei settori aziendali dove è piú facile che si verifichino rischi ed errori. Nel post del 04/04/2017 abbiamo preso in considerazione il rischio nella procedura di acquisto, oggi parliamo di rischio nella contabilizzazione degli acquisti. Perché gli errori si possono annidare anche nella rappresentazione contabile dell'approvvigionamento, anzi tali errori sono quelli che traggono maggiormente in errore in quanto noi riteniamo solitamente che il valore contabile ci dica tutto di un determinato acquisto.

Innanzitutto ci scontriamo spesso con

SPESE REGISTRATE PER UN IMPORTO ERRATO

E' un rischio che, appunto, si può verificare spesso quando si omettono, per prassi o per mancanza di tempo, normali controlli di verifica al momento della registrazione stessa:

1) controllo delle fatture sui termini di pagamento, calcoli, sconti, prezzi, quantitá; chi fruisce di un sistema di Fatturazione Passiva sa quanto sia importante, ai fini della correttezza della gestione fisica e contabile della merce, che il procedimento sia scomposto nelle fasi di Ordine-Ricezione-Magazzino-Contabilizzazione utilizzando sempre la stessa informazione opportunamente aggiornata;

2) riconciliare degli estratti conto dei fornitori con i saldi contabili;

3) ne caso non si utilizzi un sistema di Fatturazione Passiva e le fatture di acquisto siano registrate indipendentemente dall'informazione di ricezione effettiva della merce, è sempre buona norma spuntare i valori di prima nota delle fatture registrate, stampatae su supporto cartaceo, con in mano le fatture vere e proprieda verficare.

In quest'ultimo caso, cioé dove gli uffici contabili registrano i documenti indipendentemente dalla ricezione della merce, puó verificarsi il caso in cui vi siano

ACQUISTI CONTABILIZZATI PER MERCE O SERVIZIO NON RICEVUTI

In questo caso puó essere utile che:

1) i documenti di trasporto vengano consegnati con regolarità all'ufficio contabile, in modo che siano a disposizione prima della registrazione della fattura e possano essere consultati in fase di regstrazione stessa per verificare la concordanza dei dati di fatturazione; meglio ancora se si procede all'allegazione del documento di trasporto alla fattura, in assenza di un formale ordine di acquisto emesso in forma scritta.

2) la funzione di ricezione merci sia separata da quella di contabilità fornitori, magazzino e acquisti, e sui documenti di tasporto venga apposto chiaramente un timbro con la data di ricezione.